SIMBIOT comunica a sus grupos de interés la Política
de Privacidad, la cual ha sido adoptada en cumplimiento del régimen legal vigente contenido en
la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Los datos personales en custodia de SIMBIOT, en su condición de responsable y/o encargado
según el caso, serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes
colombianas y las buenas prácticas aplicables al régimen de protección de datos personales.
Los datos personales en poder de SIMBIOT. Serán tratados conforme las siguientes finalidades
de carácter general:
1. Para el cumplimiento de las obligaciones y/o compromisos
derivados de las relaciones, contractuales o no, existentes con sus grupos de interés.
2. Para el cumplimiento de las obligaciones legales que involucren datos personales de sus
grupos de interés.
3. Para la gestión comercial y relacionamiento con sus grupos de interés relacionados con
los productos y servicios que ofrece al mercado.
4. Para comunicar a sus grupos de interés información sobre sus productos, servicios,
publicaciones, eventos de capacitación, actividades comerciales y publicidad asociada a su
actividad empresarial, sea que se realice de manera directa o no.
5. Para desplegar hacia sus grupos de interés actividades de responsabilidad social
empresarial.
6. Para gestionar la seguridad de las personas, bienes y activos de información en poder de
la organización.
En cada proceso empresarial, y acorde con los datos personales recolectados y tratamiento a
realizar, en el respectivo aviso de privacidad se informarán de forma previa las finalidades
particulares; nombre o razón social y datos de contacto del responsable o encargado del
tratamiento, y si el tratamiento se efectuara por un encargado, caso en el que tal encargado
estará bajo la dirección de SIMBIOT; los derechos que le asisten al titular y los mecanismos
dispuestos por SIMBIOT. para dar a conocer la Política de Privacidad.
Cualquier persona que haga parte de uno de los grupos de interés, en su condición de titular
o legítimamente autorizado, en relación con tratamiento de sus datos personales tiene derecho a:
1. Ejercer su derecho de habeas data consistentes en conocer, actualizar, rectificar,
oponerse y cancelar las informaciones recogidas de ellas, en aquellos casos en que proceda.
2. Evidenciar la existencia del consentimiento otorgado, salvo que exista autorización
legal para el tratamiento.
3. Ejercer las acciones que la ley reconoce en materia de protección de datos personales y
habeas data.
Para el ejercicio del habeas data, el titular del dato personal o quien demuestre un
legítimo interés conforme lo señalado en la normatividad vigente, podrá hacerlo contactando a
SIMBIOT a través del correo electrónico: contacto@SIMBIOT.co o comunicándose a la línea de
atención nacional: al 4480750. Quien ejerza el habeas data deberá suministrar con precisión los
datos de contacto solicitados para efecto de tramitar, atender y responder su solicitud y
desplegar las cargas para el ejercicio de sus derechos.
Buscando dar cumplimiento las obligaciones adquiridas con sus grupos de interés, SIMBIOT se
encuentra autorizado a ceder el uso de los datos personales a sus aliados comerciales. Dicha
cesión se hará siempre para fines de colaboración, es decir, comunicar información relevante
para el titular de los datos, nunca para su aprovechamiento comercial por parte de los terceros.
El tratamiento de los datos personales que realiza SIMBIOT conforme esta política, se hará
con base en la norma, procedimientos e instructivos adoptados por esta organización para el
cumplimiento de la legislación aplicable a la protección de información personal.
POLITICAS DE PRIVACIDAD ESPECÍFICAS
Autorizo a que mis datos personales sean incorporados en la base de datos de
SIMBIOT y que conozco la política de privacidad definida por SIMBIOT que se encuentra explícita
en la hoja inicial de esta página web. De igual manera manifiesto, bajo la gravedad de
juramento, que todos los datos aquí registrados son veraces, completos, exactos, reales y
comprobables.
Autorizo a SIMBIOT para que a través de mi correo electrónico, mensajes de texto y/o voz, me
pueda enviar información relacionada con promociones y cualquier información de interés que
mejore la relación comercial y a que en caso de que SIMBIOT me acepte como cliente por medio de
éstos medios me informe mi estado de cartera y las fechas de pago y me notifique sobre futuros
reportes de información crediticia que se encuentren pendientes en los términos de la ley 1266
de 2008.
Políticas de uso de Cookies
Para entender de una mejor manera las necesidades de los usuarios y entregar un
mejor servicio, este sitio utiliza identificadores anónimos ("cookies") para recoger información
anónima de preferencias e intereses de sus usuarios. La información recogida por este medio es
utilizada para crear perfiles anónimos para cualquier propósito, incluyendo, más no limitado a,
desarrollar, fabricar y comercializar productos. La información conseguida por este medio nunca
se combina con datos de carácter personal que permitan identificar a una persona determinada
(tal como nombre, domicilio o dirección de correo electrónico) o cualquier información que pueda
ser considerada sensible o que pueda comprometer la privacidad de los usuarios.
INTRODUCCIÓN
La Ley 1581 de 2012 desarrolló “el derecho constitucional que tienen todas las personas a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de
datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere
el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en
el artículo 20 de la misma”. Este derecho constitucional conocido como habeas data, confiere a
los ciudadanos la posibilidad de decidir y controlar la información que otros poseen sobre ellos
y, en ese orden de ideas, la ley 1581 de 2012 consagra mecanismos y garantías que permiten el
pleno ejercicio del mencionado derecho. En cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de
2.012, SIMBIOT , en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y datos
personales sensibles de partes interesadas, ha adoptado las siguientes Políticas de Tratamiento
de la Información, para garantizar que el tratamiento de los datos personales y datos personales
sensibles se ajuste a las disposiciones legales vigentes.
OBJETIVO
Asegurar la preservación y confidencialidad de la información de las partes interesadas
(Clientes, Proveedores, colaboradores, Contratistas, Subcontratistas, Socios, etc.) de la
compañía SIMBIOT , recolectada para la operación de la compañía, de acuerdo a lo establecido en
el Artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley 23 de 1981, el Decreto 1377 de 2013 y el
decreto 1995 de 1999, y siguiendo los lineamientos de la ley 23 de 1981 y la resolución 2546 de
julio 2 de 1998.
OBLIGATORIEDAD
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los
colaboradores de SIMBIOT así como para los contratistas y terceros relacionados con la compañía.
Todos los empleados deben conocer y cumplir estas políticas en el cumplimiento de sus
funciones, (De conformidad con el numeral 1 del artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo,
es obligación especial el trabajador "observar los preceptos del reglamento y acatar y cumplir
las órdenes e instrucciones que de modo particular le impartan el patrono o sus
representantes").
En los casos que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual en el
que el contratista se obliga a cumplir estas políticas.
DEFINICIONES
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales
• Autorizado: Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía que
por virtud de la Autorización y de esta Política, tienen legitimidad para Tratar los Datos
Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
• Aviso de Privacidad: Es la comunicación verbal o escrita generada por el Responsable,
dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa
acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables,
la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los
Datos Personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse
a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión
u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén
sometidas a reserva.
• Dato Sensible: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el
origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y
los datos biométricos.
• Encargado: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta y encargo del
Responsable.
• Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o
documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley
aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados
del Tratamiento entregados o puestos a disposición.
• Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley
para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
• Manual: Es el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos
Personales de la Compañía, en el cual están consignados las políticas y procedimientos para
garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley.
• Responsable: Es toda persona destinataria de la Política sujeta al cumplimiento de esta
Política por realizar actividades de Tratamiento de Datos Personales dentro, en nombre de, en
representación de o para la Compañía, incluyendo pero sin limitarse a todo aquel que sea
empleado, director, representante, contratista, agente, diputado, delegado, embajador,
accionista, socio, consultor externo, proveedor y cliente de la compañía.
• Titular: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en
una Base de Datos y quien es el sujeto del derecho de hábeas data, por ser titular de los Datos
Personales correspondientes.
• Transferencia: Es el Tratamiento que implica la comunicación de Datos Personales dentro o
fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un
Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Transmisión: Es la actividad de Tratamiento mediante la cual se comunican Datos
Personales, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República
de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de
Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
• Tratamiento: Es toda operación o conjunto de operaciones, electrónicas o no, que permitan
la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso,
circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y, en general, el procesamiento de Datos
Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas,
interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
DATOS SENSIBLES
SIMBIOT prohíbe a sus colaboradores, contratistas y terceros directos o indirectos divulgar
datos considerados como sensibles en la constitución y la ley, tales como origen racial o
étnico, preferencia política, afiliación sindical, afiliación a organizaciones sociales
gubernamentales o no, organismos de derechos humanos, convicciones religiosas, orientación
sexual, datos biométricos o de salud, etc., los cuales están sometidos a reserva y
confidencialidad.
Está prohibido el tratamiento de los datos sensibles, con excepción de los casos
explícitamente señalados en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 es decir en los casos en que:
a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos
que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización
b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales
deberán otorgar su autorización
c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas
garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de
lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran
exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su
finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización
del Titular
d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial;
e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento
deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
En los casos en que el Tratamiento de datos sensibles sea posible, debe cumplirse las
siguientes obligaciones:
a. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
Tratamiento.
b. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la
autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que
serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su
consentimiento expreso.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
Las personas obligadas a cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes
derechos de los titulares de los datos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del
Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a
datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en
el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en
el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la
Constitución y la ley.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES
Los Titulares de datos personales deben radicar sus consultas peticiones o reclamos en la
Oficina de Atención al Cliente comunicándose al correo: info@simbiot.com.co
a. Consultas: SIMBIOT debe atender las consultas en un término de diez (10) días hábiles
contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este
tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se
atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días.
b. Reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una
base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente
Política, podrá presentar un reclamo a SIMBIOT el cual será tramitado bajo las siguientes
reglas:
i. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al
Encargado del Tratamiento, por correo electrónico con la identificación del Titular, la
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos
que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, SIMBIOT requerirá al interesado
dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
ii. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que
diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
iii. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que
se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
iv. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y
Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del
Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
c. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo
momento solicitar a SIMBIOT la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización
otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo
con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el
Procedimiento indicado en esta Política.
Si vencido el término legal respectivo SIMBIOT no hubiere eliminado los datos personales, el
Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la
revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante lo
anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el
cumplimiento de una obligación legal o contractual.
MODIFICACIÓN
SIMBIOT, se reserva el derecho de modificar su política de protección y tratamiento de datos
personales, cuando las circunstancias o la ley lo aconsejen u ordenen; caso en el cual la
modificación se dará a conocer a través de los medios que la compañía considere idóneos para el
caso.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente política entra en vigencia el primero (1ro) de julio de 2016.
www.simbiot.com.co